Als Wirtschaftsprüfer neigt man dazu, das ganze Jahr hindurch bei den Kunden Fragen zu stellen und auf Fehlbuchungen oder Falschdarstellungen in der Jahresrechnung hinzuweisen. Wenn der Spiess sich nun dreht und Wirtschaftsprüfende sich selbst im Rahmen der Qualitätssicherung gegenseitig die Revisionsdokumentationen anschauen, fühlen sie sich plötzlich selber überprüft und haben manchmal Mühe, eigene Fehler zu akzeptieren.
Seit 2017 ist ein Qualitätssicherungssystem (QS) für alle zugelassenen Prüfgesellschaften in der Schweiz Pflicht. Seit dem 15. Dezember 2022 richtet sich diese nach dem ISQC-CH-1-Standard, der Teil der Schweizerischen Standards zur Abschlussprüfung (SA-CH) ist. Was für viele Industriefirmen im Rahmen von ISO 9001 oder anderen Qualitätsstandards schon lange zum Tagesgeschäft gehört, ist für die Wirtschaftsprüfer noch einigermassen Neuland. Die international tätigen Big-4-Prüfer kennen solche Qualitätsstandards aus dem internationalen Umfeld schon lange. KMU-Prüfer erst seit ein paar Jahren.
Bestandteile des QS-Systems
Das Qualitätssicherungsystem in einer Prüfgesellschaft besteht aus verschiedenen Bestandteilen. Zentral ist das QS-Handbuch, das jede Firma für sich selbst erarbeitet. Die Grundlage oder Vorlage dazu stammt aus dem Leitfaden ISQC-CH 1, welcher von Expertsuisse, dem Schweizer Expertenverband für Wirtschaftsprüfung, Steuern und Treuhand, herausgegeben wird. Nebst diesen Grundlagen sind verschiedene Hilfsmittel, Checklisten, Softwaretools und organisatorische Anweisungen im Einsatz. Idealerweise sind alle Bestandteile aufeinander abgestimmt, sodass ein durchgängiger Qualitätsprozess durch die ganze Firma gelebt wird.
Firmenspezifische Themen
In diesem Schritt wird zuerst die Firmenorganisation betrachtet. Der Verwaltungsrat einer zugelassenen Prüfgesellschaft muss zur Mehrheit aus Personen bestehen, die persönlich eine Revisionszulassung haben. Der Revisionsaufsichtsbehörde (RAB), welche die Zulassungen vergibt, ist also wichtig, dass die Firma von Fachleuten geführt wird. Daneben ist es wichtig, dass der QS-Manager innerhalb der Organisation die notwendigen Kompetenzen und Rechte hat, sodass dem Thema entsprechende Aufmerksamkeit zukommt. Mandatsleiter müssen von ihren geprüften Kunden unabhängig sein und dürfen zum Beispiel keine Aktien des Kunden besitzen. Was hier so eindeutig klingt, war über lange Jahre nicht immer Pflicht. Heute hat sich diese Unabhängigkeit durchgesetzt, was sicher viel Klarheit schafft.
Bevor die Prüfgesellschaft einen neuen Kunden aufnimmt, durchläuft dieser eine Überprüfung, wobei der Prüfer klärt, ob er genügend Kapazität und Fachkenntnisse hat, um eine Revision fachmännisch durchzuführen. Auch die beschriebene Unabhängigkeit wird in diesem Stadium erstmals geprüft.
Damit die zugelassenen Prüfer immer auf dem aktuellen Stand der Theorie sind, besteht eine Weiterbildungspflicht in externen Fachkursen von 4 Tagen. Ein gleicher Aufwand wird in Form von Selbststudium gefordert. Diese Vorgaben werden von den Berufsverbänden bei ihren Mitgliedern jährlich überprüft.
Mandatsspezifische Themen
Für die Mandatsdurchführung werden heute regelmässig Softwaretools eingesetzt. Revio AG, St. Gallen, ist dabei ein führender Anbieter, deren Prüfsoftware bei zahlreichen kleineren und mittleren Prüfgesellschaften im Einsatz ist. Solche Anbieter bieten auch Gewähr dafür, dass die Arbeitsmittel für die Revisionsfirmen aktuell sind und an die ändernden Gesetzesbestimmungen angepasst werden.
Auch heute sind noch manuelle Hilfsmittel wie Excel-Vorlagen, gedruckte Checklisten oder andere im Einsatz. Gerade bei Prüfgesellschaften mit wenigen Revisionsmandaten sind solche Vorlagen öfters im Einsatz. Wobei sich eine klare Tendenz zeigt, dass man zu zeitgemässen, IT-gestützten Hilfsmitteln wechselt. Für die Qualitätssicherung ist wichtig, dass alle Firmenmitglieder mit denselben Hilfsmitteln arbeiten, sodass bei der Prüfungsbeendigung eine komplette Revisionsdokumentation vorhanden ist. Es gilt: "Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht geprüft."
Nachschau- und Überprüfungsprozess
Die Einhaltung der QS-Vorgaben wird meist jährlich in einem internen Prozess überprüft und mit einem Prüfbericht dokumentiert. Diese sogenannte Nachschau wird durch einen Fachexperten mit Revisionszulassung durchgeführt. Die Berichterstattung, die einem breiten Kreis der Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden soll, stellt den jährlichen Verbesserungsprozess sicher.
Das Spannungsfeld QS
All die Vorgaben für die Qualitätssicherung mit der entsprechenden Dokumentationspflicht erzeugen ein Spannungsfeld (siehe Grafik). Der leitende Revisor beim Prüfkunden steht meist unter Zeitdruck, weil in den Monaten Januar bis März/April die meisten Revisionen durchgeführt werden müssen. Schliesslich ist auch die Führung der Prüfgesellschaft involviert, weil diese eine möglichst effiziente Arbeitsweise und damit eine positive Ertragslage für die eigene Firma wünscht. Die drei Pole zerren je von ihrer Seite. Das Ziel ist klar, eine optimale Mischung aller Themen zu finden.
Nutzen für die geprüften Kunden
Prüfungskunden der Keel+Partner AG profitieren von der Qualitätssicherung in der Revisionsgesellschaft, indem sie von bestens aus- und weitergebildeten Fachleuten betreut werden. Die Qualitätssicherung in Form von Arbeitshilfsmitteln, aber vor allem auch in Form des Vier-Augen-Prinzips in der Review durch einen zweiten Fachexperten sind eine sehr gute Basis, damit die Prüfungsarbeit zur vollen Zufriedenheit ausfällt.
AUTOREN
Thomas Keel
Betriebsökonom HWV, dipl. Wirtschaftsprüfer, Senior Partner, Keel+Partner AG
Christian Zanettin
lic. oec. HSG, dipl. Wirtschaftsprüfer, Partner, Keel+Partner AG